Mahkamah Agung Republik Indonesia menerbitkan pembaruan mendasar mengenai konsep Sah dan Patutnya pemanggilan sidang maupun pemberitahuan putusan perdata melalui SEMA Nomor 1 Tahun 2023.
Kini, keabsahan surat panggilan tidak lagi bergantung pada kehadiran fisik jurusita di lapangan, melainkan bertumpu pada perintah resmi Majelis Hakim yang dieksekusi secara profesional oleh kurir PT Pos Indonesia melalui mekanisme surat tercatat serta berkolaborasi dengan Pemerintah Desa/Kelurahan setempat.
Batas Minimal Pengiriman
Pengadilan wajib menyerahkan dokumen ke PT Pos minimal 6 hari sebelum jadwal persidangan.Tenggang Waktu Kepatutan
Pihak berperkara wajib menerima surat sekurang-kurangnya 3 hari kalender sebelum hari sidang.Keunggulan Pos Tercatat
- Bukti Relaas Digital: Dilengkapi koordinat GPS, foto penerima, dan foto identitas resmi.
- Biaya Ringan & Terukur: Standar tarif resmi Pos Indonesia yang transparan ke seluruh pelosok tanah air.
- Kepatutan Terpantau: Riwayat status kiriman terintegrasi langsung dengan SIPP Pengadilan.
1. Panggilan / Pemberitahuan Tercatat
Penyampaian surat dinas pengadilan kepada subjek hukum yang dialamatkan secara spesifik, dibuktikan dengan tanda terima autentik menyebutkan nama terang penerima, status hubungan, serta tanggal dan jam penerimaan secara presisi.
2. Penyedia Jasa Tunggal MA RI
Surat dinas resmi pengadilan dikirimkan melalui PT Pos Indonesia (Persero) sebagai mitra strategis tunggal yang ditunjuk oleh Mahkamah Agung RI untuk menjamin integritas kerahasiaan dan kepastian hukum penyampaian relaas.
Berdasarkan SEMA No. 1 Tahun 2023, berikut adalah tata cara dan hak hukum Anda apabila menerima kiriman Surat Tercatat dari Pengadilan:
Penerimaan Langsung (In Person)
- Tunjukkan e-KTP / SIM / Paspor kepada kurir Pos.
- Petugas Pos akan mendokumentasikan foto diri Anda bersama kartu identitas.
- Tandatangani tanda terima elektronik pada aplikasi kurir Pos.
Diterima Orang Dewasa Serumah
- Dapat diterima oleh anggota keluarga dewasa yang tinggal serumah.
- Syarat Mutlak: Penerima bukan pihak lawan perkara dan bersedia difoto bersama KTP miliknya.
Apartemen & Gedung Perkantoran
- Dapat diserahkan kepada Resepsionis atau Petugas Keamanan resmi gedung.
- Wajib melampirkan kartu tanda pengenal staf/keamanan dan dokumentasi foto tanda terima.
Pelimpahan ke Lurah / Kepala Desa
- Pihak tidak ditemui secara in person di alamat domisili; DAN
- Tidak ada orang serumah / orang serumah menolak untuk difoto dan menerima surat.
Tata kelola administrasi perkara pengadilan tingkat pertama dan banding dalam pemanfaatan surat tercatat:
1. Penerbitan Penetapan Hari Sidang (PHS) & Perintah Panggilan
Majelis Hakim menetapkan hari sidang dengan memperhitungkan waktu tempuh pos tercatat. Panitera Pengganti / Jurusita membuat relaas panggilan dinas.
2. Penyerahan Berkas ke Loket Pos Pengadilan (Min. H-6 Sidang)
Jurusita menyerahkan amplop bersegel resmi kepada petugas Pos di loket pengadilan. Resi pengiriman dicatat dalam SIPP (Sistem Informasi Penelusuran Perkara).
3. Validasi Bukti Relaas Elektronik (H-3 Sidang)
Sebelum persidangan dibuka, Majelis Hakim memeriksa bukti tanda terima digital (foto penerima, e-KTP, dan tanggal terima) untuk menyatakan panggilan Sah & Patut.
Standar Baku Pelaksanaan Tugas Pengantaran:
Panggilan dan pemberitahuan melalui Surat Tercatat wajib dibuktikan dengan tanda terima elektronik, verifikasi identitas, geotagging, dan foto dokumentasi autentik.1 Pengertian Surat Tercatat
- Panggilan dan/atau pemberitahuan melalui surat tercatat disampaikan kepada para pihak melalui surat yang dialamatkan pada penerima dan harus dibuktikan dengan tanda terima dari penerima dengan menyebutkan tanggal terima.
- Surat tercatat dikirimkan oleh pengadilan dengan menggunakan jasa penyedia layanan pengiriman surat tercatat tunggal yang ditentukan oleh Mahkamah Agung (PT Pos Indonesia).
2 Mekanisme Penyampaian & Retur
- Wajib disampaikan langsung (on hand delivery) kepada para pihak. Jika tidak dapat disampaikan langsung, diserahkan kepada orang dewasa yang tinggal serumah.
- Penolakan Pihak (Retur): Jika pihak menolak menerima dan/atau tidak bersedia menandatangani tanda terima, kurir mencatat secara elektronik bahwa pihak menolak dan surat dikembalikan ke pengadilan (retur).
- Akses Terbatas: Pada apartemen/rumah susun/hunian bertingkat sejenis, jika tidak dapat bertemu pihak atau orang dewasa serumah, surat disampaikan kepada resepsionis atau petugas keamanan gedung.
3 Syarat Penerima Bukan Pihak Berperkara
Penyerahan kepada orang dewasa serumah atau resepsionis/keamanan gedung hanya sah apabila:
- a. Penerima bukan pihak lawan dalam perkara terkait; dan
- b. Penerima bersedia difoto bersama kartu tanda identitas (KTP/SIM/Paspor) yang bersangkutan.
4 Penyampaian Melalui Lurah / Kepala Desa
- Jika orang serumah atau resepsionis/keamanan menolak difoto bersama kartu identitas, surat disampaikan melalui lurah/kepala desa (termasuk aparat desa/kelurahan) setempat.
- Rumah Tidak Berpenghuni: Wajib menyertakan foto fisik rumah, lalu surat diserahkan ke Lurah/Kades setelah kurir melakukan pengantaran sebanyak 2 (dua) kali pada hari yang sama (atau hari berikutnya jika tidak memungkinkan).
5 Pihak Tidak Ditemukan / Meninggal Dunia
- Dalam hal alamat tidak ditemukan, pihak tidak tinggal di alamat tersebut, atau telah meninggal dunia, keadaan tersebut hanya dapat dinyatakan secara sah dengan keterangan resmi dari Lurah/Kepala Desa setempat.
6 Panggilan Umum & Batas Waktu
- Panggilan Umum: Jika diretur karena alamat tidak ditemukan/tidak tinggal di alamat tersebut dan keberadaannya tidak diketahui lagi di dalam maupun luar negeri, pemanggilan selanjutnya ditempuh melalui panggilan umum.
- Tenggang Waktu: Dikirimkan paling lambat 6 hari kalender sebelum sidang dan diterima para pihak paling lambat 3 hari kerja sebelum sidang.
Unsur Wajib Bukti Penerimaan Elektronik Kurir:
Matriks Tindakan Lapangan Kurir
| Kondisi di Lapangan | Tindakan Petugas Pos | Ketentuan & Dokumen Wajib |
|---|---|---|
| Bertemu Pihak Langsung (On Hand) | Serahkan langsung kepada yang bersangkutan. | Ambil foto wajah penerima memegang identitas resmi + tanda tangan digital + geotagging. |
| Pihak Tidak Ada, Ada Orang Dewasa Serumah | Pastikan bukan pihak lawan perkara dan bersedia difoto bersama identitasnya. | Foto penerima + foto KTP asli, catat hubungan keluarga, tanda tangan digital + geotagging. |
| Hunian Terbatas (Apartemen/Rusun) | Jika tidak bertemu pihak/keluarga, serahkan ke Resepsionis atau Petugas Keamanan. | Pastikan bukan pihak lawan, foto staf/satpam bersama kartu identitas dinas + geotagging. |
| Pihak Menolak Menerima / TTD | Catat elektronik bahwa pihak menolak menerima/menandatangani. | Surat dikembalikan ke pengadilan (retur) dengan status resmi penolakan. |
| Keluarga/Satpam Menolak Difoto ATAU Rumah Kosong | Kunjungi 2x (jika rumah kosong foto fisik rumah). Jika tetap gagal, serahkan ke Kantor Kelurahan/Desa. | Tanda terima ditandatangani & dicap dinas oleh Lurah/Kades/Aparat Desa + geotagging. |
Berdasarkan Pasal 390 ayat (2) HIR / Pasal 718 ayat (2) RBg juncto SEMA No. 1 Tahun 2023 dan Petunjuk Teknis Mahkamah Agung RI, berikut adalah pedoman pelaksanaan penyampaian relaas panggilan/pemberitahuan putusan pengadilan oleh Pemerintah Desa / Kelurahan:
1. Penerimaan dari Kurir Pos
- Kepala Desa / Lurah / Sekretaris Desa / Perangkat Desa berwenang menerima surat panggilan tercatat tersebut.
- Menandatangani tanda terima dan bersedia difoto bersama identitas/kartu dinas oleh kurir Pos sebagai bukti sah serah terima.
2. Pencatatan Register Desa/Kelurahan
- Catat nomor surat, nomor perkara pengadilan, nama para pihak yang dituju, serta tanggal penerimaan ke dalam Buku Ekspedisi/Register Khusus Surat Pengadilan.
- Jaga kerahasiaan dan keutuhan amplop surat dinas peradilan tersebut.
3. Penyampaian Segera ke Para Pihak
- Diteruskan langsung ke alamat tempat tinggal pihak melalui Kepala Dusun / RT / RW setempat.
- Memperhatikan tenggang waktu kepatutan (minimal 3 hari sebelum jadwal sidang berlangsung) agar hak membela diri para pihak terlindungi.
4. Pembuatan Tanda Bukti Penyerahan
- Membuat dan menandatangani tanda terima internal desa yang ditandatangani oleh pihak yang menerima surat.
- Jika pihak tetap tidak dapat ditemui, catat keterangan keberadaan terakhir warga sebagai laporan apabila diminta oleh pihak Pengadilan.
Penting untuk Diperhatikan Aparatur Desa:
Surat panggilan sidang adalah dokumen resmi negara yang mengikat secara hukum. Keterlambatan atau kelalaian dalam meneruskan relaas kepada pihak yang bersangkutan dapat merugikan hak konstitusional warga untuk memperoleh keadilan dalam persidangan di Pengadilan Negeri Teluk Kuantan.
Data pelacakan di bawah ini terhubung langsung secara terenkripsi ke server PT Pos Indonesia (Kibana Pos). Anda dapat memasukkan satu atau beberapa nomor resi sekaligus yang dipisahkan dengan tanda koma (,).
Hasil Pencarian Resi:
Jika Anda mengalami keterlambatan pengiriman, ketidaksesuaian prosedur kurir, atau kendala tanda terima, silakan laporkan melalui formulir di bawah ini. Data Anda akan tersimpan otomatis ke database pengawasan: